Bab 13
Siklus Pengeluaran : Pembelian dan
Pengeluaran
Siklus
Pengeluaran
Siklus Pengeluaran (expenditure cycle) adalah
serangkaian aktivitas bisnis dan operasi pemrosesan informasi terkait yang
terus-menerus berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa.
Tujuan utama dalam siklus
pengeluaran adalah untuk meminimalkan total biaya perolehan dan pemeliharaan
persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang diperlukan perusahaan
Untuk mencapai tujuan
tersebut, manajemen harus membuat keputusan penting sebagai berikut:
·
Berapakah tingkat optimal persediaan dan
perlengkapan yang harus dimiliki?
·
Pemasok manakah yang menyediakan
kualitas dan layanan terbaik dengan harga terbaik?
·
Bagaimana perusahaan dapat
mengonsolidasi pembelian antar unit untuk mendapatkan harga optimal?
·
Bagaimana teknologi informasi (TI) dapat
digunakan untuk meningkatkan efisiensi dan keakuratan fungsi logistik inbound?
·
Bagaimana perusahaan dapat memelihara
kas yang cukup untuk memanfaatkan setiap diskon yang ditawarkan pemasok?
·
Bagaimna pembayaran ke vendor dapat
dikelola untuk memekasimalkan arus kas?
Jawaban atas
pertanyaan-pertanyaan ini mengarah bagaimna sebuah perusahaan menjalankan empat
aktivitas siklus pengeluaran
1.
Memesan bahan baku, perlengkapan, dan
jasa
2.
Menerima bahan baku, perlengkapan, dan
jas
3.
Menyetujui faktur pemasok
4.
Pengeluaran kas
Tabel Perbandingan Aktivitas Siklus
Pendapatan dan Pengeluaran
|
Aktivitas
Siklus Pendapatan
|
Aktivitas
Siklus Pengeluaran
|
|
Entri
pesanan penjualan-memproses pesanan dari pelanggan
|
Pemesanan
bahan baku, perlengkapan, dan jas-mengirimkan pesanan ke pemasok
|
|
Pengiriman-mengantar
barang dagangan atau jas ke pelanggan (logistic
outbond)
|
Penerimaan-menerima
barang atau jasa dari pemasok (logistic
inbound)
|
|
Penagihan-mengirimkan
faktur ke pelanggan
|
Memproses
faktur-meninjau dan menyetujui faktur dari pemasok
|
|
Penerimaan
kas-memproses pembayaran dari pelanggan
|
Pengeluaran
kas-memproses pembayaran ke pemasok
|
Tabel Ancaman dan
Pengendalian dalam Silkus Pengeluaran
|
Aktivitas
|
Ancaman
|
Pengendalian
(Nomor pertama mengacu pada ancaman yang sesuai)
|
|
Masalah-masalah
umum keseluruhan siklus pengeluaran
|
1.
Data induk yang tidak akurat atau
tidak valid.
|
1.1. Pengendalian
integritas pemrosesan data
1.2. Pembatasan
akses terhadap data induk
1.3. Tinjauan
atas seluruh perubahan terhadap data induk
|
|
|
2.
Pengungkapan yang tidak diotorisasi
|
2.1. Pengendalian akses
2.2. Enkripsi
|
|
|
3.
Kehilangan atau pengahancuran
data
|
3.1. Backup dan
prosedur pemulihan bencana
|
|
|
4.
Kinerja yang buruk
|
4.1. Laporan manajerial
|
|
Pemesanan
|
5.
Kekurangan dan kelebihan
persediaan
|
5.1. Sistem
persediaan perpetual
5.2. Kode bar atau
label RFID
5.3. Perhitungan
perdedian fisik secara periodik
|
|
|
6.
Membeli barang yang tidak
dibutuhkan
|
6.1. Sistem
persediaan perpetual
6.2. Tinjauan dan
persetujusn permintsan pembelian
6.3. Fungsi pembelian
terealisasi
|
|
|
7.
Membeli barang pada harga yang
melambung
|
7.1. Daftar harga
7.2. Penawaran yang
kompetitif
7.3. Tinjauan pesanan
pembelian
7.4. Anggaran
|
|
|
8.
Membeli barang berkualitas
inferior
|
8.1. Membeli hanya
dari pemasok yang disetujui
8.2. Tinjauan da
persetujuan pembelian dari pemasok baru
8.3. Menahan manajer
pembelian yang bertanggungjawab untuk biaya pengerjaan ulang dan scrap
8.4. Pelacakan dan
pemantauan kualitas produk dengan pemasok
|
|
|
9.
Pemasok yang tidak dapat
diandalkan
|
9.1. Meminta pemasok
untuk memiliki sertifikasi kualitas (misalnya, ISO 9000)
9.2. Mengumpulkan dan
mengawasi data kinerja pengiriman pemasok
|
|
|
10.
Membeli dari pemasok yang tidak
di otorisasi
|
10.1.
Mengurus sebuah daftar pemasok yang disetujui dan mengonfigurasi sistem untuk
mengizinkan pesanan pembelian hanya ke pemasok yang disetujui
10.2.
Tinjauan dan persetujuan atas pembalian dari pemasok baru
10.3.
Pengendalian EDI secara spesifik (akses, tinjauan pesanan, enkripsi,
kebijakan)
|
|
|
11.
Penyuapan (kickback)
|
11.1.
Melarang penerimaan hadiah dari pemasok
11.2.
Rotasi pekerjaan dan liburan wajib
11.3.
Mensyaratkan agen pembelian untuk mengungkap kepentingan keuangan dan pribadi
dalam pemasok
11.4.
Audit pemasok
|
|
Penerimaan
|
12.
Menerima barang yang tidak
dipesan
|
12.1.
Mensyaratkan keberatan pesanan pembelian yang disetujui sebelum menerima
setiap pengiriman
|
|
|
13.
Kesalahan dalam perhitungan
|
13.1.
Tidak mengonfirmasi pegawai penerimaan mengenai kualitas yang dipesan
13.2.
Mensyaratkan pegawai penerimaan untuk menandatangani lapora penerimaan
13.3.
Insentif
13.4.
Penggunaan kode batang dan label RFID
13.5.
Konfigurasi
|
|
|
14.
Memverifikasi penerimaan jasa
|
14.1.
Pengendalian anggaran
14.2.
Audit
|
|
|
15.
Pencuruan persediaan
|
15.1.
Pembatasan akses fisik atas ke persediaan
15.2.
Dokumentasi atas seluruh transfer persediaan antara para pegawai penerimaan
dan persediaan
15.3.
Perhitungan persediaan fisik secara periodik dan rekonsiliasi untuk mencatat
kuantitas
15.4.
Pemisahan tugas: penyimpanan persediaan vs penerimaan
|
|
Menyetujui
faktur pemasok
|
16.
Kesalahan dalam faktur pemasok
|
16.1.
Verifikasi atas keakuratan faktur
16.2.
Mensyaratkan tanda terima mendetail untuk pembelian kartu pengendalian
16.3.
ERS
16.4.
Pembatasan akses ke data induk pemasok
16.5.
Verifikasi tagihan biaya pengiriman dan penggunaan saluran pengiriman yang
disetujui
|
|
|
17.
Kesalahan dalam mem-posting ke utang
|
17.1.
Pengendalian edit entri data
17.2.
Rekonsiliasi catatan utang yang detail dengan akun kontrol buku besar umum
|
|
Pengeluaran
kas
|
18.
Kegagalan untuk memanfaatkan
diskon bagi pembayaran tepat waktu
|
18.1.
Pengisian faktur berdasarkan tanggal jatuh tempo untuk diskon
18.2.
Anggaran arus kas
|
|
|
19.
Membayar untuk barang yang tidak
diterima
|
19.1.
Mensyaratkan bahwa seluruh faktur
19.2.
Anggaran (bagi jasa)
19.3.
Mensyaratkan tanda terima bagi biaya perjalanan
19.4.
Penggunaan kartu kredit perusahaan untuk biaya perjalanan
|
|
|
20.
Pembayaran duplikat
|
20.1.
Mensyaratkan sebuah paket voucher yang lengkap untuk semua pembayaran
20.2.
kebijakan untuk membayar hanya dari salinan asli atas faktur pemasok
20.3.
Membatalkan seluruh dokumen pendukung ketika pembayaran dibuat
|
|
|
21.
Pencurian kas
|
21.1.
Keamanan fisik atas cek kosong dan mesin penandatangan cek
21.2.
Akuntansi periodik atas seluruh cek yang dinomori secara urut oleh kasir
21.3.
Pengendalian akses terhadap terminal EFT
21.4.
Penggunaan komputer dan browser yang didedikasikan bagi perbankan secara
online
21.5.
Blok ACH pada rekening yang tidak digunakan untuk pembayaran
21.6.
Pemisahaan fungsi penulisan fungsi
21.7.
Mensyaratkan tanda tangan rangkap pada cek yang lebih besar dari jumlah
tertentu
21.8.
rekonsiliasi rutin pada rekening bank dengan jumlah yang dicatat oleh
seseorang yang independen atas prosedur pengeluaran kas
21.9.
Pembatasan akses tehadap file induk pemasok
21.10.
Membatasi jumlah pegawai dengan kemampuan untuk membuat pemasok satu kali dan
memproses faktur dari pemasok satu kali
21.11.
Menjalankan kas kecil sebagai dana imprest
21.12.
Audit kejutan atas dana kas kecil
|
|
|
22.
Mengecek perubahan
|
22.1.
Mesin pelindung cek
22.2.
Penggunaan tinta dan kertas khusus
22.3.
Pengaturan “Pembayaran Positif” dengan bank
|
|
|
23.
Masalah arus kas
|
23.1.
Anggaran arus kas
|
Memesan
Bahan Baku, Perlengkapan, dan Jasa
Aktivitas bisnis utama yang pertama dalam siklus
pengeluaran adalah memesan bahan baku, perlengkapan dan jasa
·
Mengidentifikasi apa, kapan, dan berapa
banyak untuk pembelian
Proses
Pendekatan tradisional biasanya
disebut sebagai pendekatan economic
order quantity , karena pendekatan ini didasarkan pada perhitungan ukuran
pesanan optimal untuk meminimalkan jumlah biaya pemesanan, penyimpanan, dan
kehabisan stok. Biaya pemesanan termasuk seluruh biaya terkait dengan
pemrosesan transaksi pembelian. Biaya penyimpanan adalah biaya yang dikaitkan
dengan pemeliharaan persediaan. Biaya kehabisan stock adalah biaya yang
dihasilkan dan kekurangan persediaan, seperti penjualan yang hilang atau
penundaan produksi.
Reorder point (titik pemesanan ulang)
menentukan kapan untuk memesan. Perusahaan biasanya menetapkan reorder point
berdasarkan waktu pengiriman dan tingkat yang diinginkan dari stok pengama
(safety stock) untuk menangani fluktuasi yang tidak diharapkan dalam
permintaan. Perencanaan kebutuhan
material (materials requirement planning – MRP) berupaya untuk mengurangi
tingkat persediaan yang dibutuhkan dengan meningkatkan akurasi (ketepatan)
teknik perkiraan
untuk menjeadwalkan pembelian
dengan lebih baik guna memenuhi kebutuhan produk.
Sistem persediaan just in-time adalah
sebuah sistem yang mengeliminasi persediaan secara virtual dengan membeli dan
memproduksi barang hanya sebagai respons terhadap penjualan yang aktual, bukan
yang diperkirakan. Akibatnya, sistem JIT ditandai dengan pengiriman yang sering
atas sejumlah kecil bahan baku, suku cadang, dan perlengkapan secara langsung
ke lokasi tertentu yang memerlukan saat mereka diperlukan, bukannya pengiriman
dalam jumlah besar yang jarang ke fasilitas pusat penerimaan dan penyimpanan
Permintaan
pembelian adalah sebuah dokumen atau formulir elektronik yang
mengidentifikasi requisitioner , menentukan lokasi pengiriman dan tanggal yang
diperlukan; mengidentifikasi nomor barang, deskripsi, kuantitas dan harga dari
setiap barang yang diminta; dan mungkin akan menyarankan seorang pemasok
Memilih Pemasok
Proses. Beberapa
faktor yang harus dipertimbangkan ketika memilih pemasok:
1. Harga
2. Kualitas
bahan baku
3. Keandalan
dalam pengiriman
Pesanan
pembelian (perchase order) adalah dokumen atau formulir
elektronik yang secara formal meminta pemasok menjual dan mengirimkan produk
tertentu pada harga yang ditentukan. Ini juga merupakan sebuah janji untuk
membayar dan menjadi sebuah kontrak setelah pemasok menerimanya. Pesanan pembelian
mencakup nama pemasok dan agen pembelian , tanggal pesanan dan pengiriman yang
diminta, lokasi, pengiriman dan metode pengiriman, serta informasi mengenai
barang yang dipesan.
Pesanan
pembelian selimut (blanket purchase order) atau pesanan
menyeluruh adalah sebuah komitmen untuk membeli barang tertentu pada harga yang
telah ditentukan dari pemasok tertentu untuk jangka waktu yang telah
diteteapkan, seringanya setahun. Pesanan pembelian selimut mengurangi
ketidakpastian dari pembeli mengenai sumber bahan baku yang dapat diandalkan
danmembantu pemasok merencanakan kapasitas dan operasinya dengan lebih efektif.
Program vendor-managed inventory
menyediakan sarana lain untuk menguransi pembelian dan biaya persediaan. Sebuah
program vendor-managed inventory secara esensial mengalihdayakan
sebagian besar pengendalian persediaan dan fungsi pembelian: Para pemasok
diberi akses terhadap data penjualan dan persediaan dan diotorisasi secara
otomatis untuk mengisi kembali persediaan ketika stok jatuh pada titik
pemesanan ulang yang telah ditentukan.
Ancaman dan Pengendalian
berbagai
ancaman terkait kebijakan juga timbul dengan EDI, yang masing-masing harus
ditutupi dalam perjanjian perdagangan. Contoh dari jenis isu ini termasuk
sebagai berikut:
·
Pada titik proses apa pesanan dapat
dibatalkan?
·
Pihak mana yang bertanggungjawab untuk
biaya pengiriman kembali jika syarat kontrak tersebut tidak diikuti?
·
Pihak mana yang bertanggungjawab untuk
kesalahan dalam kode batang, tag RFIF, dan label?
·
Apa yang terjadi jika kesalahan dalam
sistem penjualan perusahaan pembelian menyebabkan kesalahan tambahan dalam
jumlah barang yang disediakan pemasok?
·
Dapatkah pemasok mengirimkan lebih
banyak persediann daripada yang dipesan jika dengan melakukannya mengurangi total
biaya pengiriman karena ini menghasilkan muatan truk penuh, bukannya sebagian?
Penyupapan (kickbacks) yang merupakan hadiah dari
pemasok ke agen pembalian untuk tujuan mempengaruhi proses pilihan mereka
mengenai pemasok, adlah ancaman yang lainnya. Bagi penyuapan untuk membuat
alasan ekonomi, pemasok harus menemukan cara untuk memulihkan uang yang dihabiskan pada
sogokannya. Ini biasanya dicapai dengan harga yang melambung pada pembelian
berikutnya atau dengan menggantikan barang berkualitas rendah. Bahkan jika
tidak ada dari masalah ini yang tejadi, penyuapan menganggu objektivitas bisnis.
Penerimaan
Aktivitas bismis kedua dalam silkus pengeluaran
adalah penerimaan dan penyimpanan atas barang yang diproses.
Proses
Ketika pengiriman tiba, seorang petugas penerimaan membandingkan nomor pemasok
pembelian yang direferensikan pada slip pengepkan pemasok dengan presentase
pembelian teerbuka untuk memverifikasi bahwa barang dipesan. Petugas penerimaan kemudian menghitung
kuantitas ats barang yang dikirimkan. Sebelum melakukan rure pengiriman ke
gudang dan pabrik, petugas penerimaan juga harus berisi ruang untuk
mengidentifikasi orang yang menerima dan menginspeksi barang serta untuk
penjelasna mengenai kualitas yang duterima
Laporan penerimaan adalah sebuah
dokumen yang mmencatat detail setiap pengiriman, termasuk tanggal yang diterima,
pengirim, pemasok, dan kuantutas yang diterima. Tiga pengeculian yang mungkin
terhadap proses ini:
1. Menerima
kuantitas barang yang diterima berbeda dari jumlah yang dipesan.
2. Menerima
barang rusak, atau
3. Menerima
barang berkualitas inferior yang gagal diinspeksi
Memo
debit adalah sebuah dokumen yang digunakan untuk mencatat pengurangan
terhadap saldo yang harus dibayarkan ke pemasok.
Menyetujui Faktur
Pemasok
Proses
Ketika
faktur pemasok diterima, departemen bagian utang bertanggung jawab untuk mencocokkannya
dengan pesanan pembelian dan laporan penerimanan yang berkaitan. Paket voucher adalah seperangkat
dokumen yang digunakan untuk mengotorisasi pembayaran kepada pemasok, ini
terdiri dari pesanan pembelian, laporan penerimaan, dan faktur pemasok.
Terdapat 2 cara untuk memproses
faktur pemasok:
1. Sistem non-voucher
adalah sebuah metode untuk memproses utang yang tiap-tiap fakturnya disetujui
untuk diposting ke catatan pemasok individual falam file utang dan kemudian
disimpan dalam file faktur terbuka.
2. Sistem voucher
adalah metode untuk memproses utang yang mana voucher pencairab disiapkan,
bukannya memposting faktur secara langsung ke catatan pemasok dalam buku besar
pembantu utang. Voucher pencairan mengidentifikasi pemasok, mencantumkan faktur
yang beredar, dan mengindikasikan jumlah bersih yang dibayarkan setelah
dikurangi diskon dan potongan yang berlaku.
Voucher pencairan
adalah dokumen yang mengidentifikasi pemasok, mencantunkan faktur yang beredar
, dan mengindikasikan jumlah bersih yag dibayarkan setelah dikurangi setiap
diskon dan potonhan yang berlaku.
Kartu pengadaan adalah kartu kredit
perusahaan yang dapat digunakan para pegawai hanya pada pemasok yang ditujuk
untuk membeli jenis-jenis barang tertentu. Kartu pengadaan juga meningkatkan
efisiensi dari proses pengeluaran kas karena perusahaan hanya membuat satu
pembayaranuntuk semua pembelian nonpersediaan selama satu periode waktu
tertentu, bukannay membuat pembayaran terpisah ke
Komentar
Posting Komentar