Siklus Manajemen Sumber Daya Manusia dan Penggajian

Siklus manajemen sumber daya manusia (MSDM) / Penggajian adalah serangkaian aktivitas bisnis dan operasi pengolahan data terkait yang terus-menerus berhubungan dengan mengelola kemampuan pegawai secara efektif

Tugas-tugas yang lebih penting meliputi:

1. Merekrut dan memperkerjakan pegawai baru
2. Pelatihan
3. Penugasan pekerjaan
4. Kompensasi (penggajian)
5. Evaluasi kinerja
6. Mengeluarkan pegawai karena pemberhentian yang sukarela maupun tidak

Keberhasilan sebuah organisasi bergantung pada pegawai yang memiliki kemampuan dan pegawai yang memiliki motivasi karena pengetahuan dan kampampuan mereka memgaruhi kualitas dari barang serta jasa yang diberikan ke pelanggan. Untuk memanafaatkan pegawai perusahaan secara efektif, sistem MSDM/Penggajian harus mengunpulkan dan menyimpan informasi yang dibutuhkan para manajer untuk manjawab baerbagai pertanyaan-pertanyaan sebagai berikut:

• Berapa banyak pegawai yang diperlukan sebuah organisasi untuk mencapai rencana strateginya?
• Pegawai mana yang memiliki keahlian khusus?
• Keahlian mana yang pemasokannya sedikit? Keahlian mana yang pemasokannya berlebih?
• Seberapa efektif program pelatihan terkini dalam memelihara dan meningkatkan tingkat keahlian pegawai?
• Apakah keseluruhan kinerja meningkatkan atau menurun?
• Apakah ada masalah-masalah dengan perputaran, keterlambatan, dan ketidakhadiran?

Sistem manajemen pengetahuan (knowledge management system) merupakan perangkat lunak yang menyimpan dan mengelola keahlian yang dimiliki oleh pegawai individu sehingga pengetahuan tersebut dapat dibagikan dan digunakan oleh yang lain.

Semangat kerja pegawai juga penting. Semangat pegawai yang rendaj menciptakan biaya finansial ketika dihasilkan dalam perputaran. Sebaliknya, terdapat peningkatan bukti bahwa semangat pegawai yang tinggi memberikan manfaat finansial. Fokus 15-1 menjelaskan beberapa dari metode-metode yang digunakan perusahaan untuk memahami dengan lebih baik terkait perhatian para pegawai pada pekerjaan dan bagaimana mereka menggunakan informasi tersebut untuk meningkatkan kondisi serta semangat kerja.

ANCAMAN DAN PENGENDALIAN

Figur 15-1 menunjukkan bahwa seluruh aktivitas siklus MSDM/Penggajian bergantung pada database terintegerasi yang memuat informasi mengenai pegawai, penggajian, dan penggunaan waktu oleh pegawai. 

Oleh karana itu, ancaman umum utama yang dicantumkan merupakan data induk yang tidak akurat atau tidak valid. Data induk pegawai yang tidak akurat dapat mengakibatkan penentuan staf yang berlebiah atau kurang. Hal itu dapat menciptakan ketidakefisienan yang berkaitan dengan penugasan pegawai untuk mejalankan tugas yang tidak sepenuhnya dikuasainya. Ketidakakuratan data induk penggajian yang mengakibatkan kesalahan pada pembayaran pegawai dapat menciptakan masalah-masalah semangat kerja yang signifikan. Sebagai tambahan, organisasi tersebut mungkin menanggung denda untuk kesalahan yang dibuat dalam pembayaran pajak penggajian.

Ancaman umum kedua dalam siklus MSDM/Penggajian adalah pengungkapan yang tidak diotorisasi atas informasi sensitif, sepeerti gaji dan evaluasi kinerja untuk pegawai individu. Pengungkapan semacam itu dapat menciptakan masalah yang berhubungan dengan semangat kerja apabila pegawai mendengar bahwa bayaran mereka berbeda secara signifiakn dengan pegawai lainnya. Dan untuk mengurangi risiko pengungkapan data penggajian yang tka terotorisasi adalah menggunakan auntentikasi maultifaktor dan pengendalian keamanan fisik untuk membatasi akses data induk MSDM/Penggajian hanya kepada para pegawai yang memerlukan akses tersebut untuk menjalankan pekerjaan mereka 

Ancaman umum ketiga dalam siklis MSDM/Penggajian terkait dengan hilang ayau rusanya data induk. Cara tebaik untuk mengurangi risiko atas ancaman ini adalah menggunakan backup dan prosedur pemulihan bencana.

Ancaman umum keempat dalam siklus MSDM/Penggajian adalah mempekerjajan pegawai yang tidak berkualifikasi atau bahkan seorang pencuri, imi dapat meningkatkan biaya produksi dan memperkerjakan seseorang pegawai yang merupakan seorang pencuri dapat menimbulkan pencurian aset.

Ancaman umum kelima dalam siklus MSDM/Penggajian adalah pelanggaran atas hukum dan peraturan terkait perekrutan dan pemecatan pegawai secara tepat

AKTIVITAS  SIKLUS PENGGAJIAN

Figur 15-2 menunjukkan bahwa semlah cek (yang mungkin elektronik) merupakan output utama sistem penggajian

Memperbarui Database Induk Penggajian

Aktivitas pertama dalam siklus MSDM/Penggajian melibatkan pembaruan database induk penggajian yang merefleksikann berbagai jenis perubahan yang diajukan secara internal:

Perekrutan baru, pemberhentian, perubahan dalam tingkat bayaran, atau perubahan dalam gaji tertahan yang ditetapkan.

Figur 15-3 menunjukkan aktivitas dasar yang dilakukam dalam siklus penggajian 

MEMVALIDASI DATA WAKTU DAN KEHADIRAN

PROSES

Bagaimana data waktu dan kehadiran pegawai dikumpulkan secara berkala bergantung pada status bayaran pegawai. Bagi para pegawai yang dibayar berdasarkan jam, banyak perusahaan menggunakan kartu waktu untukmencatat waktu kedatangan dan keberangkatan pegawai setiap harinya

Kartu waktu adalah sebuah dokumen yang mencatat waktu kedatangan dan kerangkatan pegawai untuk setiap giliran (shift) kerja

Lembar waktu adalah sebuah tampilan layar entri data (atau dokumen) yang digunakan oleh para profesional yang digaji untuk lamanya waktu yang dihabiskan dalam melakukan berbagai tugas untuk klien-klien tertentu.

ANCAMAN DAN PENGENDALIAN

Ancaman utama terhadap aktivitas penggajian adalah data waktu dan kehadiran yang itdak akurat. Ketidakakuratan dalam ctatan waktu dan kehadiran dapat mengakibatkan biaya tenaga kerja yang meningkat dan laporan biaya tenaga kerja yang keliru. Selain itu, ketidakakuratan dapat menurunkan semangat kerja pegawai (jika cek gaji salah atau hilang) atau mengakibatkan gaji jasa tenaga kerja yang tidak terbayarkan

MENYIAPAKAN PENGGAJIAN

PROSES

Menunjukkan urutan aktivitas-aktivitas untuk memproses penggajian. Pertama, transaksi penggajian diedit dan transaksi yang divalidasi kemudian disortit berdasarkan nomor pegawai. Jika organisasi memproses penggajian dari beberapa divisi, setiap file transaksi penggajian juga harus digabungkan. Fie transaksi penggajian disortir kemudian digunakan untuk memyiapkan cek bagi gaji pegawai. Untuk setiap pegawai, catatan file induk penggajian dan catatan transaksi terkait akan dibaca dan gaiji kotor akan dihitung . Untuk pegawai tetap yang bekerja berdasarkan jam, jumlah jam kerja dikalikan dengan tingkat upah dan segala premi yang berlaku untuk lembur atau bonus yang ditambahkan. Bgai pegawai tetap, gaji kotor adalah pecahan gaji bulanan akan menerima seperduabelas dari gaji tahunan mereka setiap periode bayaran. Smemua komisi, bonus, dan insentif lain yang berlaku juga dimasukkan dalm pehitungan gaji kotor.

Berikutnya Potongan penggajian dibagi kedalam 2 kategori umum:

Potongan gaji dan potongan sukarela.

Potongan Gaji meliputi pajak penghasilan negara, negara bagian, dan daerah, begitu pula pajak social security. Potongan sukarela meliputi iuran dana pensiun, premi asuransi jiwa, kesehatan  dan asuransi kecacatan , iuran serikat, dan kontribusi untuk berbagai sumbangan amal.

Daftar penggajian adalah sebuah daftar data penggajian untuk setiap pegawai pada satu periode penggajian, mencantumkan gaji kotor setiap pegawai, potonggan penggajian, dan gaji bersih dalam format multikolom. Daftar ini juga berlaku sebagai dokumntasi pendukung untuk mengotorisasi transfer dana ke rekening pengecekan penggaian organisasi. 

Daftar potongan adalah sebuah laporan yang mencantunkan potongan-potongan sukarela lainnya dari setiap pegawai.

Laporan pendapatan adalah sebuah laporan yang mencantumkan jumlah gaji kotor, potongan, danjumlah gaji bersih untuk periode terkini dan total year-to-date untuk setiap kategori.

ANCAMAN DAN PENGENDALIAN\

Terdapat 3 jenis pengendalian integritas pemrosesan yang dapat mengurangi ancaman kesalahan penggajian:

1. Total Batch. Sistem MSDM yang canggih terus menggunakan pemrosesan batch untuk penggajian. Akibatnya, total batch harus dihitung pada waktu entri datadan kemudian dicocokan dengan total yang dapat dibandingkan yang dihitungbdari setiap tahap pemrosesannya
2. Melakukan cross-footing daftar penggajian. Total kolom gaji bersih harus sama dengan gaji kotor dikurangi potongan total
3. Akun kliring penggajian. Akun kliring penggajian adalah sebuah akun buku besar umum yang digunakan dalam proses 2 langkah untuk mengecek keakuratan dan kelengkapan dari pencatatan biaya penggajian dan alokasi lebih lanjut terhadap pusat-pusat yang sesuai,

MENGELUARKAN PENGGAJIAN

Sebagian besar pegawai dibayar menggu akan cek atau setoran langsung dengan jumlah gaji bes=rsih kedalam rekening bank pribadi mereka

Nama Laporan	Isi	Tujuan
Daftar pendapatan kumulatif	Kumulatif gaji kotor, gaji bersih, dan potongan terhadap setiap pegawai year-to-year	Digunakan untuk laporan informasi pegawai dan penggajian tahunan
Persediaan tenaga kerja	Daftar pegawai berdasarkan departemen	Digunakan dalam persiapan laporan terkait tenaga kerja untuk diberikan ke petugas pemerintahan
Laporan pengendalian posisi	Daftar tiap posisi yang diotoriasi, kualifikasi pekerjaan, gaji yang dianggarkan, dan status posisi (terisi atau lowong)	Digunakan dalam perencanaan kebutuhan tenaga kerja masa depan
Laporan persediaan kemampuan	Daftar pegawai dan kemampuan terkini	Berguna dalam perencanaan kebutuhan tenaga kerja masa depan dan program pelatihan
Formulir 941	Pengembalian pajak federal kuartalan pemberi kerja (menunjukkan seluruh upah) yang bergantung pada pajak dan jumlah potongan untuk pajak penghasilan dan FICA)	Diajukan secara kuartalan untuk merekonsiliasi pembayaran pajak bulanan dengan kewajiban pajak total untuk kuartalan tersebut
Formulir W-2	Laporan upah dan potongab untuk setiap pegawai	Dikirim kesetiap pegawai untuk digunakan dalam penyiapnan pengemabalian pajak individu, jatuh tempo 31 Januari Formulir W-3
formulir W-3	Rangkuman dari seluruh formulir W-2 dari seluruh	Dikirim ke pemerintah pusat bersama dengan formulir W-2; jatuh tempo pada 28 Januari
Formulir 1099-Misc	Laporan pendapatan yang dibayarkan ke kontraktor independen	Dikirim ke penerima pendapatan untuk digunakan dalam pengajuan pengembalian pajaknya; jatuh temponya pada 31 Januari
Berbagai laporan lain untuk badan pemerintah	Data pada kepatuhan atas berbagai ketepatan peraturan,; laporan pajak negara bagian dan daerah; dsb	Untuk mendokumentasikan kepatuahan dengan regulasi yang berlaku

MENGHITUNG DAN MENGELUARKAN PAJAK PENGHASILAN YANG DIBAYAR PEGAWAI SERTA POTONGAN PEGAWAI SUKARELA

Rencana manfaat fleksibel adalah sebuah rencana dimana tiap pegawai menerima beberapa perlindungan minimum dalam asuransi medis dan kontribusi pensiun, plus manfaat tambahan "kredit" yang dapat digunakan untuk mendapatkan waktu berlibur ekstra atau asuransi kesehatan tambahan. Rencana ini terkadang disebut sebagai rencana manfaat gaya kafetaria karena rencana ini menawarkan menu pilihan

Opsi Outsourcing: Biro Jasa Penggajian dan Organisasi Pengusaha Profesional

Dalam sebuah upaya untuk mengurangi biaya, banyak organisasi mengalihdayakan fungsi penggajian dan MSDM ke biro jasa penggajian dan ke organisasi pengusaha profesional.

Biro jasa penggajian adalah sebuah organisasi yang mengelola file induk penggajian untuk tiap kliennya dan menjalankan aktivitas pemrosesan penggajian untuk sebuah bayaran. Sebuah organisasi pengusaha profesional tidak hanya memproses penggajian, tetapi juga memberikan jangkauan layanan yang lebih sempit, biaya untuk biro jasa penggjian umumnya lebih murah dibandingkan PEO.

Biro jasa penggajian dan PEO biasanya mnerik bagi bisniskecil dan menengah karena alasan berikut:

• Mengurangi biaya
• Jangkauan manfaat yang lebih luas
• Pembebasan atas sumber daya komputer